Pahami Metode Pengadaan yang Efektif untuk Perusahaan

Liputan6.com, Jakarta Efisiensi biaya menjadi kunci penting dalam meningkatkan margin keuntungan perusahaan. Salah satu cara mencapainya adalah melalui pengelolaan pengadaan barang dan jasa yang tepat. Pemahaman terhadap metode pengadaan yang efektif memungkinkan perusahaan menekan biaya tidak perlu dan menjalankan operasional secara lebih efisien.

Di tengah tantangan seperti transparansi dan kendala geografis, solusi digital seperti monotaro Indonesia hadir untuk membantu proses pengadaan menjadi lebih praktis, cepat, dan transparan. Namun, sebelum membahas lebih jauh soal itu mari ketahui lebih dalam terkait proses pengadaan barang dan jasa.

Pengadaan barang dan jasa adalah proses penting dalam mendukung kelangsungan operasional suatu entitas bisnis, baik di sektor swasta maupun pemerintahan. Pengadaan berfungsi memastikan seluruh kebutuhan operasional dapat terpenuhi tepat waktu, dengan kualitas yang sesuai, dan biaya yang efisien. Pengelolaan pengadaan yang baik mencerminkan tata kelola perusahaan yang profesional serta menjadi fondasi penting dalam pencapaian target bisnis jangka panjang.

Metode Pemilihan Penyedia dalam Pengadaan

Beragam metode pengadaan dikembangkan untuk menjawab kebutuhan bisnis yang beragam, mulai dari yang sederhana hingga kompleks. Pemilihan metode yang tepat dapat memengaruhi efisiensi, kecepatan, serta keamanan dalam pelaksanaan pengadaan. Berikut adalah beberapa metodenya

1. E-Purchasing

Metode e-purchasing dilakukan melalui sistem katalog elektronik atau toko daring resmi. Pendekatan ini banyak digunakan untuk kebutuhan operasional rutin karena kepraktisannya.

Kelebihan:

• Potensi fraud sangat minim karena harga yang ditampilkan bersifat transparan dan mengikuti harga pasar.
• Penetapan harga tidak bisa dimanipulasi oleh pihak-pihak tertentu.

Kekurangan:

• Terdapat tantangan dalam menemukan toko daring yang benar-benar terpercaya dan menyediakan produk original.

2. Pengadaan Langsung

Metode ini digunakan untuk transaksi dengan nilai kecil dan risiko rendah, di bawah Rp200 juta. Contohnya termasuk pengadaan alat tulis kantor (ATK), serta perawatan gedung.

Kelebihan:

• Prosedurnya sederhana dan cepat karena tidak melalui proses evaluasi yang rumit.

Kekurangan:

• Potensi fraud cukup tinggi.
• Risiko keterlambatan cukup besar bila vendor tidak kompeten.

3. Penunjukan Langsung

Metode ini digunakan saat hanya ada satu penyedia yang mampu memenuhi kebutuhan, misalnya pemegang hak paten atau penyedia tunggal barang seperti alat kesehatan dan bahan bakar.

Kelebihan

• Proses seleksi penyedia lebih sederhana.
• Hanya membutuhkan dokumentasi dan justifikasi resmi.

Kekurangan

• Potensi fraud masih tinggi.
• Memerlukan database vendor yang valid dan terverifikasi.
• Rentan terhadap keterlambatan jika vendor tidak mampu memenuhi ekspektasi.

4. Tender Cepat

Tender cepat diterapkan ketika spesifikasi barang/jasa sudah jelas dan volume pekerjaan dapat ditentukan secara rinci. Metode ini mempercepat proses karena tidak memerlukan evaluasi teknis atau administratif yang mendalam.

Kelebihan

• Sangat cocok untuk pengadaan rutin atau yang bersifat sederhana.
• Waktu pelaksanaan lebih singkat dibandingkan metode tender biasa.

Kekurangan

• Risiko manipulasi penetapan vendor masih tinggi.
• Rentan terhadap keterlambatan jika vendor tidak kompeten.

5. Tender

Metode lelang terbuka dan kompetitif ini melibatkan evaluasi komprehensif dari berbagai aspek seperti teknis, harga, dan administrasi. Cocok untuk pengadaan dengan nilai besar dan kompleksitas tinggi.

Kelebihan

• Menawarkan hasil evaluasi yang menyeluruh untuk mendapatkan vendor terbaik.
• Mengedepankan prinsip keterbukaan dan keadilan.

Kekurangan

• Prosesnya cenderung memakan waktu lama.
• Potensi fraud masih ada, terutama jika proses evaluasi tidak diawasi dengan baik.
• Ketergantungan pada kompetensi vendor tetap menjadi tantangan.

Terdapat beberapa tantangan yang harus dihadapi dalam proses pengadaan, di antaranya:

1. Isu Transparansi dan Akuntabilitas

Kurangnya transparansi dapat membuka peluang terjadinya korupsi, manipulasi harga, serta biaya tersembunyi yang membebani perusahaan. Adanya pihak ketiga yang tidak resmi turut memperbesar potensi penyimpangan dalam proses pengadaan.

2. Hambatan Efisiensi dan Efektivitas

Proses konvensional tidak bisa berjalan 24 jam, sehingga memperlambat respon terhadap kebutuhan mendesak. Berbeda dengan platform seperti monotaRO Indonesia yang memungkinkan transaksi kapanpun dan dari mana pun, selama terhubung ke internet.

3. Kondisi Geografis di Indonesia

Kondisi geografis yang terdiri dari banyak pulau menyebabkan biaya pengiriman membengkak bila dilakukan melalui banyak vendor. Selain itu, ketersediaan produk berbeda-beda antar wilayah. Melalui monotaRO Indonesia, pembeli tidak perlu khawatir karena produk dapat dipesan dari seluruh Indonesia selama tersedia di website.

Salah satu solusi paling efektif adalah memanfaatkan metode E-Purchasing melalui monotaro Indonesia. Platform ini mendukung pengadaan online untuk berbagai kebutuhan operasional perusahaan secara real time. Potensi fraud juga sangat minim dan bisa meningkatkan efektivitas pengadaan karena beberapa alasan berikut:

1. Efektivitas Koordinasi dan Komunikasi dengan Vendor

Penggunaan satu vendor untuk berbagai produk membantu menghemat biaya telepon dan transportasi karena minimnya kebutuhan koordinasi dengan banyak pihak. Dukungan Customer Service yang selalu siap membantu serta fitur FAQ di website memudahkan pengguna mendapatkan informasi dan solusi secara cepat dan mandiri.

2. Pengurangan Biaya Komisi dan Administrasi

Transaksi melalui monotaro Indonesia dilakukan secara transparan tanpa komisi atau biaya tersembunyi, sehingga perusahaan dapat mengelola anggaran dengan lebih akurat. Selain itu, setiap transaksi disertai faktur pajak resmi yang memudahkan proses administrasi dan pelaporan keuangan perusahaan.

3. Efisiensi Biaya Pengiriman

monotaro Indonesia menawarkan transaksi yang transparan tanpa biaya tambahan atau komisi tersembunyi. Setiap pembelian juga disertai faktur pajak resmi, sehingga memudahkan perusahaan dalam pencatatan dan administrasi keuangan.

4. Efisiensi Biaya Impor

Produk impor di monotaRO Indonesia dapat dipesan langsung melalui website tanpa perlu repot mengurus proses impor secara mandiri. Seluruh biaya sudah termasuk dalam harga yang ditampilkan, sehingga pengadaan menjadi lebih praktis, transparan, dan tidak menyita waktu perusahaan untuk menangani prosedur tambahan.

5. Kemudahan Proses Transaksi

Monotaro juga menawarkan kemudahan proses transaksi melalui fitur-fitu unggulan berikut ini:

●      Multiple Login: Memungkinkan banyak PIC dalam satu perusahaan mengakses akun berbeda namun terintegrasi.

●      Online Quotation: Permintaan harga bisa dilakukan dan dicetak langsung dari website.

●      Online Approval System: Approval bisa dilakukan secara online tanpa menunggu atasan hadir fisik di kantor.

●      Beragam Metode Pembayaran: Tersedia berbagai pilihan seperti virtual account, GoPay, COD, debit/kredit online, dan Term of Payment (TOP).

●      Blanket Order: Menjamin ketersediaan produk untuk kebutuhan jangka panjang perusahaan secara terencana.

Pengelolaan pengadaan barang dan jasa yang efisien merupakan fondasi penting dalam menciptakan operasional bisnis yang hemat biaya dan responsif terhadap kebutuhan pasar. Di tengah berbagai tantangan seperti transparansi hingga kondisi geografis Indonesia, solusi digital seperti monotaro Indonesia hadir memberikan kemudahan dan efisiensi nyata dalam proses pengadaan.

Hadir dengan dukungan sistem online yang terintegrasi, transparansi harga, hingga layanan pelanggan yang sigap, monotaro Indonesia membantu perusahaan bertransformasi menuju pengadaan yang lebih modern dan terkontrol.