Cara Validasi dan Registrasi Massal NIK Pegawai Lewat Portal NPWP 2025, Simak Panduan Resminya

Liputan6.com, Jakarta Direktorat Jenderal Pajak (DJP) Kementerian Keuangan kembali melakukan pembaruan signifikan pada sistem administrasi perpajakan nasional melalui peluncuran layanan Validasi dan Registrasi Massal NIK Pegawai di Portal NPWP (portalnpwp.pajak.go.id).

Pembaruan ini hadir dalam Portal NPWP Versi 2.1, yang mulai berlaku pada 2025 dan menjadi salah satu bagian dari integrasi besar antara NIK dan NPWP menuju sistem administrasi perpajakan berbasis Coretax.

Langkah ini menjadi sangat penting bagi para pemberi kerja, baik perusahaan swasta maupun instansi pemerintah, karena mulai tahun pajak 2025, penggunaan NPWP sementara (999xxx) tidak lagi direkomendasikan saat menerbitkan bukti potong PPh 21.

Dengan adanya fitur ini, data NIK pegawai dapat divalidasi, dipastikan cocok dengan data Dukcapil, dan dimigrasikan otomatis ke sistem Coretax, sehingga dapat langsung digunakan untuk pembuatan bukti potong A1/A2.

Proses validasi massal ini juga membantu pegawai yang belum memiliki NPWP aktif agar tetap bisa dibuatkan bukti potong tanpa kendala.

Setelah tervalidasi, status NIK akan menjadi “Belum Aktif (SPDN)” yang artinya data sudah tercatat dalam Coretax meski pegawai masih perlu melakukan aktivasi akun atau aktivasi NIK menjadi WP secara mandiri.

Dengan perubahan tersebut, DJP mendorong pemberi kerja untuk segera memahami fitur baru ini agar pelaporan pajak bulanan dan tahunan tidak terganggu, khususnya menjelang masa penyusunan SPT Tahunan PPh 21.

Portal NPWP versi 2 menambahkan layanan “Validasi NIK” sebagai saluran bagi pemberi kerja dalam melakukan validasi dan sekaligus registrasi NIK penerima penghasilan di Coretax secara massal.

Manfaat Penting Validasi NIK

DJP menegaskan setidaknya empat manfaat besar dari fitur tersebut, yaitu:

1. Pendaftaran massal ke Coretax

Pemberi kerja dapat mendaftarkan seluruh pegawai yang belum masuk dalam database Coretax tanpa harus mengurus satu per satu.

2. Eliminasi penggunaan NPWP sementara

NIK yang telah berhasil registrasi selanjutnya dapat dibuatkan bukti pemotongan oleh pemberi penghasilan tanpa lagi gunakan NPWP sementara (999xxx). Penting untuk keperluan kewajiban pembuatan A1/A2 di Masa Pajak Akhir (Desember/Bulan Berhenti Bekerja) bagi Pegawai Tetap/pensiunan

3. Kemudahan penyusunan SPT Tahunan

Bukti potong berbasis NIK yang sudah tervalidasi akan menjadi dasar kredit pajak dalam SPT Tahunan pegawai.

Tahap 1 — Daftar & Login Portal NPWP

Pemberi kerja harus mendaftar terlebih dahulu di portalnpwp.pajak.go.id, dengan cara:

1. NPWP perusahaan/instansi

Pada icon Data Instansi/Perusahaan:

• Pemberi kerja melakukan registrasi akun untuk akses portal NPWP
• Masukkan NPWP pemberi kerja
• Masukkan email aktif pemberi kerja yang dapat diakses untuk proses verifikasi permohonan

2. Pada icon Data Penanggungjawab

• NPWP, nama, dan NIK penanggungjawab akan terisi otomatis dengan membaca data dari NPWP pemberi kerja yang terdaftar pada masterfile wajib pajak.
• Isi data pemberi kerja mulai dari Nomor Induk Pegawwai (NIP)/ID penanggung jawab sesuai data perusahaan, jabatan penanggung jawab, dan no HP penanggung jawab

2.1 Data Staf

• Isi NPWP staff (pegawai) ditunjuk yang telah diaktivasi menjadi NPWP
• Isi data staff mulai dari Nomor Induk Pegawai (NIP), jabatan staff, dan No HP staff

3. Pada Icon Data Lainnya

• Pilih jenis registrasi "Validasi NI" untuk keperluan pendaftaran NIK secara massal
• Buat kaata sandi untuk login ke portal NPWP.
• Buat pin (berupa angka) untuk keperluan saat melakukan upload file dan membuka file hasil konfirmasi.
• Klik "disini" untuk unduh format dokumen permohonan layanan validasi NIK (docx) yang wajib ditandatangani oleh penanggungjawab dan staff yang tertera pada formulir registrasi

4. Unggah surat permohonan dalam format PDF

• Klik "Pilih File" untuk memilih file pdf hasil scan dari permohonan layanan validasi NIK
• Pilih "Open" untuk mengunggah
• Centang pernyataan kebenaran sesuai dengan keadaan sebenarnya
• Klik "Submit" untuk mengirim formullir permohonan.

5. Setelah verifikasi email berhasil, pengguna dapat masuk (login) ke portal.

Tahap 2 — Unggah Excel Validasi NIK

Pemberi kerja mengunduh format Excel “FormatValidasiNIK.xlsx”, lalu mengisi:

• Nomor urut data
• NIK pegawai
• Nama penerima penghasilan
• Nomor HP
• Email

File Excel wajib di-rename menggunakan format:(NPWP 15/16 digit).xlsx,lalu diunggah ke portal.

Tahap 3 — Monitoring Validasi & Registrasi

Sistem memproses validasi secara otomatis dengan status:

• VALID – by Dukcapil
• VALID – by Portal
• TIDAK VALID – Nama tidak sesuai
• TIDAK VALID – NIK tidak ditemukan

Jika valid, sistem melanjutkan migrasi data ke Coretax dalam waktu maksimal H+3 hari kerja.

Klik "Detail Monitoring" untuk memantau status validasi per NIK dan status migrasi (registrasi) ke Coretax.

Setelah muncul keterangan “Ya”, pemberi kerja dapat:

• Membatalkan bukti potong lama berbasis NPWP sementara
• Menerbitkan ulang bukti potong dengan NIK yang sudah teregistrasi
• Melakukan pembetulan SPT Masa PPh 21

Status NIK Setelah Teregistrasi

Status NIK hasil registrasi massal akan menjadi “Belum Aktif (SPDN)”, yang berarti pegawai belum dianggap sebagai Wajib Pajak aktif.Namun demikian, data sudah tersedia sehingga bukti potong atas penghasilannya bisa dibuat oleh pemberi kerja.

Pegawai yang ingin menjadi WP aktif tetap perlu:

• Aktivasi Akun WP
• Aktivasi NIK sebagai NPWP

Proses tersebut dilakukan secara mandiri oleh pegawai menggunakan email dan nomor HP yang telah didaftarkan pemberi kerja sebelumnya.

DJP memastikan bahwa pembaruan Portal NPWP ini menjadi bagian dari reformasi administrasi perpajakan nasional yang menekankan digitalisasi, akurasi data, dan kepastian aturan. Pemberi kerja diminta proaktif melakukan validasi massal agar proses perpajakan sepanjang 2025 berjalan lebih lancar tanpa hambatan teknis seperti penggunaan NPWP sementara.